Surat Lamaran Kerja Pengertian Komponen Cara Buat Dan Contohnya

Surat lamaran kerja menjadi bagian penting bagi Anda yang ingin melamar pekerjaan. Surat lamaran kerja ini dibutuhkan sebagai salah satu persyaratan administrasi yang harus dipenuhi ketika melamar pekerjaan.

Karena menjadi bagian penting, Anda tidak boleh sembarangan dalam membuat surat lamaran kerja ini. Terlebih, surat lamaran kerja menjadi salah satu pertimbangan penting bagi HRD untuk menerima atau menolak Anda di perusahaan.

Lalu bagaimana cara membuat surat lamaran pekerjaan ini? Yuk simak selengkapnya di artikel ini. Baca sampai selesai ya!

Pengertian Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja (juga dikenal sebagai surat lamaran) adalah surat yang dikirim bersamaan dengan resume Anda untuk memberikan informasi tentang keterampilan dan pengalaman Anda. Surat ini memiliki tujuan untuk mengajukan lamaran kerja di suatu tempat baik itu instansi lembaga ataupun perusahaan.

Surat ini adalah kesempatan Anda untuk “menjual” diri Anda kepada HRD, menjelaskan mengapa Anda ideal kandidat untuk suatu posisi.

Saat Anda menulis surat lamaran kerja, penting bagi Anda untuk memperhatikan formatnya. Format ini menjadi bagian penting karena akan menjadi hal pertama yang dipertimbangkan oleh HRD untuk menerima lamaran kerja Anda.

Faktanya, HRD akan melihat keseriusan Anda dalam melamar pekerjaan dari surat lamaran yang Anda ajukan ini. Jadi, pastikan surat lamaran Anda diformat dengan benar dan bebas dari kesalahan sebelum Anda mengirim.

Baca Juga: Pentingnya Profesionalisme Kerja dan Cara Meningkatkannya

Fungsi Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja memiliki beberapa fungsi yang akan membantu Anda mendapatkan pekerjaan impian Anda. Nah, kira-kira apa saja fungsi surat lamaran kerja ini? Yuk simak penjelasan fungsi surat ini di bawah ini:

1. Bukti Resmi Mengajukan Lamaran Kerja
Fungsi pertama adalah sebagai bukti resmi mengajukan lamaran kerja. Dengan adanya surat ini, Anda secara resmi mengajukan lamaran kerja di tempat yang Anda inginkan. Surat ini juga dapat mewakili kehadiran Anda ke tempat rekrutmen sehingga Anda tidak perlu datang secara langsung untuk menyampaikan pengajuan pekerjaan Anda.

2. Untuk Berkomunikasi dengan HRD
Kedua, surat lamaran pekerjaan juga berfungsi untuk berkomunikasi dengan HRD. Ini dikarenakan di dalam surat lamaran pekerjaan terdapat berbagai informasi diri Anda dan dari sini Anda dapat berkomunikasi secara tidak langsung sehingga HRD dapat memutuskan kualifikasi Anda seperti yang dicari atau tidak.

3. Bahan Pertimbangan bagi HRD
Selain sebagai media komunikasi, surat lamaran pekerjaan juga dapat dijadikan pertimbangan bagi HRD untuk memilih Anda. Sebelum ke tahap selanjutnya yakni tes dan wawancara, HRD akan melihat surat ini terlebih dahulu. Jadi, pastikan Anda membuat surat ini sesuai format yang baik dan benar.

Baca Juga: General Affair: Pengertian, Tugas, dan Fungsinya dalam Bisnis

Komponen Surat Lamaran Kerja
Dalam pembuatan surat lamaran pekerjaan, ada komponen-komponen yang wajib Anda penuhi. Apa saja komponen-komponen tersebut?

1. Tempat dan Tanggal
Komponen pertama yang ada dalam surat lamaran pekerjaan adalah tempat dan tanggal. Tempat dan tanggal ini berada di bagian atas surat sebelah kanan.

2. Lampiran dan Perihal
Komponen selanjutnya adalah lampiran dan perihal. Lampiran dan perihal ini ada di bagian paling atas sebelah kiri surat. Lampiran ditulis tanpa disingkat, kemudian dibawahnya tertulis perihal yang berisi tujuan dari surat tersebut.

3. Alamat
Setelah lampiran dan perihal, selanjutnya adalah alamat. Alamat yang dimaksud adalah alamat perusahaan tempat Anda mengajukan lamaran pekerjaan.

4. Salam Pembuka
Setelah menuliskan alamat tujuan surat, selanjutnya adalah salam pembuka. Salam pembuka ini biasanya dimulai dengan kalimat berikut ini:

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi yang saya dapatkan dari…

5. Isi Surat
Isi surat berisi maksud dan tujuan Anda menulis surat lamaran pekerjaan ini. Ini juga menerangkan informasi mengenai diri Anda secara singkat. Jangan lupa juga untuk menuliskan keinginan Andaa untuk bergabung di perusahaan tersebut pada akhir isi surat.

6. Tanda Tangan dan Nama Terang
Pada bagian terakhir, Anda menambahkan tanda tangan dan nama terang. Anda juga dapat menambahkan ‘Hormat saya’ di atas tanda tangan dan nama terang.

Baca Juga: Internship Adalah: Pengertian, Jenis, dan Cara Mencari Tempat Internship

Lampiran Surat Lamaran Kerja
Putuskan apakah akan mengirim salinan cetak atau email. Perbedaan utama dalam memformat surat lamaran email adalah Anda harus menyertakan baris subjek yang dengan jelas menjelaskan tujuan Anda menulis, misalnya “Desainer Grafis—Joe Smith.”

Alih-alih menempatkan informasi kontak Anda di bagian atas surat, seperti yang Anda lakukan dalam salinan cetak, Anda akan memasukkannya di bawah tanda tangan Anda.

Dengan lamaran pekerjaan yang baik, Anda memaksimalkan peluang Anda untuk lolos ke tahap wawancara itu dan mengambil satu langkah lebih jauh dalam proses melamar.

Berikut beberapa lampiran dalam surat lamaran kerja yang dapat Anda lengkapi saat mengajukan lamaran pekerjaan:

1. CV (Curriculum Vitae)
CV (Curriculum Vitae) yang baik bisa sangat bervariasi; tidak ada format CV yang sempurna. Setiap CV harus ditulis sesuai dengan aplikasi pekerjaan dan situasi tertentu.

Namun, ada beberapa prinsip umum yang patut diikuti. Kejelasan adalah suatu keharusan, dan hanya dalam kasus luar biasa CV Anda harus lebih dari dua halaman.

Anda harus menyertakan yang berikut ini di CV Anda:

a. Gambar dirimu yang bagus

Rincian kontak, nomor telepon, alamat email dan alamat pos. Untuk menambahkan tautan profil LinkedIn Anda juga merupakan ide bagus jika profil LinkedIn Anda dalam keadaan baik (perlu diingat bahwa Anda dapat menyesuaikan url Anda di LinkedIn).

Data pribadi, yaitu nama dan tanggal lahir.

* Pendidikan: jelaskan gelar Anda: mata pelajaran, jurusan, tesis, dll.
* Pengalaman kerja dan magang. Sebutkan majikan Anda, posisi atau tugas Anda dan durasi magang Anda (tahun dan bulan). Sertakan presentasi kronologis singkat dari tugas pekerjaan Anda, dimulai dengan yang terbaru.
* Kemampuan bahasa. Buat daftar setiap bahasa secara terpisah dan tunjukkan tingkat keterampilan tertulis dan verbal Anda.
* Referensi, mis. mantan majikan atau instruktur. Selalu minta izin untuk menggunakan seseorang sebagai referensi! Jangan lupa untuk mengambil kesempatan dan meminta referensi atasan Anda sebelumnya di LinkedIn.
* Sebuah deskripsi singkat dari bagian-bagian yang berbeda dari CV tercantum di bawah ini.

b. Foto

Pikirkan tentang apa yang ingin Anda komunikasikan dengan gaya pakaian atau gaya rambut Anda. Gaya Anda dapat bersifat individual dan juga dapat bergantung pada jenis pekerjaan yang Anda lamar.

Perhatikan juga bahwa gambar CV biasanya digunakan dalam format kecil dan oleh karena itu detail kecil mungkin tidak terlihat dalam gambar.

c. Detail pribadi Anda

Untuk memberikan gambaran umum tentang Anda, Anda harus dalam CV Anda menyebutkan detail pribadi Anda seperti nama, tanggal lahir, informasi kontak, dll.

d. Pendidikan

Daftar pendidikan Anda dari ijazah sekolah menengah Anda dan seterusnya. Sebutkan nama sekolah dan tanggal serta lama studi Anda.

Anda dapat memberikan nama dan subjek untuk tesis Anda, jika menurut Anda informasi ini relevan dengan pemberi kerja. Juga daftar kursus, gelar MBA, beasiswa dan magang yang dapat dianggap relevan untuk posisi tertentu yang Anda lamar.

e. Pengalaman kerja

Pengalaman kerja Anda adalah bagian penting dari CV Anda. Secara kronologis daftar atasan Anda, posisi Anda, tugas utama dan durasi kerja Anda.

Saat melamar pekerjaan pertama Anda, bagian ini tentu saja akan singkat – mungkin masuk akal untuk menulis lebih banyak tentang hobi Anda.

f. Komisi kepercayaan

Sebaiknya sebutkan kemungkinan komisi kepercayaan di CV Anda. Mereka umumnya dianggap sebagai bonus.

g. Kemampuan bahasa

Kemampuan bahasa Anda harus dinyatakan dengan jelas di CV Anda. Nyatakan secara terpisah keterampilan tertulis dan verbal Anda serta pemahaman bahasa Anda. Daftar kursus bahasa Anda, baik di dalam maupun di luar negeri.

h. Keterampilan TI

Buat daftar pengalaman Anda dengan program komputer yang berbeda dan dengan bahasa pemrograman, jika diperlukan. Jangan lupa pengetahuan Anda tentang sistem operasi dan paket Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint).

Selalu tunjukkan versi program atau sistem operasi (yaitu Adobe Photoshop CC 2019) dan tingkat keahlian Anda. Hanya daftar program yang relevan dengan posisi yang Anda lamar.

i. Hobi

Sebutkan hobi Anda di CV Anda. Anda dapat membuat daftar perjalanan, olahraga, atau pengalaman kerja sukarela, untuk memberikan gambaran yang lebih pribadi kepada pemberi kerja tentang Anda.

Dan jika studi Anda memakan waktu lebih lama dari biasanya, Anda dapat menunjukkan bahwa Anda telah memperoleh pengalaman berharga melalui hobi Anda. Dan jika Anda belum memiliki banyak pengalaman kerja, ini adalah tempat yang tepat untuk memberi tahu majikan lebih banyak tentang diri Anda.

j. Rencana masa depan

Atasan sering menghargai belajar tentang rencana masa depan Anda. Anda dapat melengkapi CV Anda dengan menuliskan beberapa baris tentang rencana dan tujuan Anda untuk masa depan.

Bagian ini di CV Anda tentu saja opsional; Anda juga dapat menyebutkan rencana karir Anda dalam surat lamaran Anda.

h. Referensi

Agar HRD mendapatkan gambaran Anda selengkap mungkin, Anda dapat menambahkan beberapa referensi ke CV Anda. Anda harus, tentu saja, selalu meminta izin sebelum menambahkan referensi ke CV Anda.

2. Cover Letter
Dokumen kedua yang biasanya dijadikan lampiran dalam surat lamaran kerja adalah cover letter. Cover letter ini merupakan sebuah dokumen yang dijadikan pengantar ketika Anda mengajukan lamaran pekerjaan.

Ada beberapa bagian penting yang wajib ada dalam cover letter, yaitu:

* Tuliskan pendidikan tertinggi yang Anda miliki dan pastikan pendidikan tertinggi ini relevan dengan posisi yang Anda lamar;
* Tuliskan kemampuan yang Anda miliki yang akan mendukung pekerjaan di perusahaan yang Anda lamar;
* Tuliskan juga riwayat pekerjaan yang pernah dijalankan.

3. Fotokopi KTP
Lampiran selanjutnya yang biasanya disertakan dalam surat lamaran pekerjaan adalah fotokopi KTP. Ini menjadi dokumen pelengkap karena dari sini HRD dapat melihat informasi mengenai Anda secara resmi.

4. Fotokopi Ijazah dan Transkip Nilai
Fotokopi ijazah dan transkip nilai juga jadi bagian dalam lampiran lamaran pekerjaan. Fotokopi ijazah dan transkip nilai ini menjadi dokumen pendukung yang akan melengkapi CV.

5. Sertifikat
Anda punya sertifikat yang menunjukan kemampuan Anda dalam suatu bidang, seperti sertifikat pemenang lomba atau sertifikat pelatihan? Anda bisa menjadikannya lampiran ketika mengajukan lamaran pekerjaan. Sertifikat ini akan menjadi nilai tambah yang menunjukan kemampuan Anda di suatu bidang.

6. Pas Foto Terbaru
Jangan lupa untuk menyertakan pas foto terbaru ketika Anda melamar pekerjaan, terlebih jika Anda melamarnya secara online. Beberapa pekerjaan bahkan memiliki persyaratan khusus mengenai pas foto terbaru ini, seperti pose close up. Jadi, pastikan penuhi sesuai persyaratan ya!

Baca Juga: Resume dan CV: Pengertian, Perbedaan, dan Tips Membuatnya

Nah, agar surat lamaran Anda diterima oleh HRD sehingga Anda bisa lolos tahap selanjutnya, ada beberapa cara buat yang dapat Anda terapkan:

1. Jangan menyalin resume Anda
Surat pengantar adalah promosi penjualan. Tujuan dari surat ini adalah untuk meyakinkan manajer perekrutan bahwa Anda adalah kandidat yang kuat dan untuk menyoroti pengalaman dan kemampuan Anda yang relevan.

Surat lamaran Anda harus menunjukkan bagaimana tepatnya latar belakang Anda membuat Anda cocok untuk posisi tertentu. Sebaliknya, resume Anda adalah catatan umum tentang pengalaman, pendidikan, dan pencapaian Anda

2. Sesuaikan setiap surat lamaran dengan pekerjaan
Seperti disebutkan di atas, tekankan dalam surat Anda mengapa Anda adalah kandidat ideal untuk pekerjaan tertentu. Ini mengharuskan Anda mempersonalisasi setiap huruf agar sesuai dengan perusahaan dan posisi.

Sesuaikan kualifikasi Anda dengan lowongan pekerjaan dengan menyoroti keterampilan, pengalaman, dan persyaratan yang tercantum dalam deskripsi.

3. Jadilah profesional
Surat lamaran memiliki format yang cukup kaku—karena manajer perekrutan membaca surat Anda, mereka akan mengharapkan untuk melihat informasi tertentu termasuk dalam area yang ditentukan. Anda memiliki kebebasan dalam struktur untuk menjadi pribadi yang menarik, tetapi penting untuk tetap berpegang pada tingkat formalitas tertentu.

Berikan perhatian khusus pada profesionalisme salam Anda. Anda tidak akan, misalnya, ingin merujuk ke penerima surat dengan nama depan mereka kecuali jika diminta secara khusus.

4. Koreksi dengan hati-hati
Pengusaha cenderung mengabaikan aplikasi dengan banyak kesalahan. Oleh karena itu, bacalah surat lamaran Anda, dan bahkan pertimbangkan untuk meminta teman atau konselor karir untuk membaca surat itu.

Koreksi untuk kesalahan tata bahasa dan ejaan. Berhati-hatilah untuk mengeja nama penerima surat dengan benar, serta nama perusahaan.

5. Ikuti format surat bisnis
Gunakan format surat bisnis saat menulis surat Anda. Jika Anda mengirim surat hard copy yang diketik, pastikan untuk mengawali dengan paragraf yang berisi alamat Anda, diikuti dengan tanggal, diikuti dengan alamat penerima. Jika Anda mengirim email, Anda dapat menghilangkan bagian alamat dan tanggal.

Contoh Surat Lamaran Kerja yang Baik dan Benar
Berikut beberapa contoh surat lamaran kerja yang bisa Anda jadikan referensi ketika mengajukan lamaran pekerjaan:

Contoh 1:

Contoh 2:

Contoh 3:

Contoh 4:

Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai surat lamaran kerja yang wajib Anda ketahui. Membahas surat lamaran pekerjaan, pastinya tidak bisa dilepaskan dari peran HRD atauHuman Resource Development.

Untuk memudahkan tugas HRD yang begitu banyak, perusahaan wajib memiliki software payroll dan aplikasi HRIS agar pekerjaan HRD menjadi lebih mudah. GajiHub menjadi aplikasi payroll dan HRIS terpercaya yang akan membantu memudahkan manajemen karyawan, absensi karyawan, hingga pengelolaan payroll karyawan.

Yuk daftar GajiHub secara juga di link ini dan nikmati semua kemudahan dalam pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.